ثبت-و-گزارش-حساب-ها موسسه مالی

ثبت و گزارش حساب ها قسمت چهارم ارسال دیدگاه

ماندهگيري حسابهاي دفتر كل


براي مانده گيري هر حساب دفتر كل كافي است كه مابه التفاوت جمع اقلام بدهكار و بستانكار ثبت شدۀ در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود، این مابه التفاوت، ماندۀ حساب ناميده ميشود. اگر جمع اقلام بدهكار از جمع اقلام بستانكار ثبت شــده در آن حساب بيشتر باشــد، ماندۀ حاصله «بدهكار » و بر عكس اگر جمع اقلام بســتانكار از جمع اقلام بدهكار ثبت شده در آن حســاب بيشتر باشد، ماندۀ حاصله « بســتانكار» خواهد بود. معمولاً براي مشخص كردن ماهيت بدهكار یا بستانكار مانده حســابهاي دفتر كل، ســتوني به نام ستون «تشخيص» در نظر گرفته ميشــود. اگر ماندۀ حاصله بدهكار باشد، در ستون تشخيص كلمه «بدهكار» و اگر ماندۀ حاصله بستانكار باشد در ستون تشخيص كلمۀ «بستانكار» نوشته ميشود. البته در عمل معمولاً بهجاي لفظ بدهكار از مخفف آن، یعني «بد» و بهجاي لفظ بستانكار از مخفف آن یعني «بس» ، استفاده ميشود.

تراز آزمايشی


در سيســتم حســابداري دو طرفه، هر معامله به مبلغ بدهكار و بستانكار مســاوي در دفاتر ثبت ميشود. اگر حسابها به صورت صحيح ثبت و مانده گيري شــده باشــند، جمع ماندههاي بدهكار حســابهاي دفتر كل باید با جمع ماندههاي بستانكار حســابها مساوي باشــد. یكي از وسایلي كه حسابداران براي آزمون صحت مدارک حســابداري مورد استفاده قرار ميدهند، تراز آزمایشــي است. تراز آزمایشي فهرستي اســت از ماندۀ حسابهاي دفتر كل، كه معمولاً در پایان هر ماه تهيه ميشود. تهيه تراز مزبور به حسابداران امكان ميدهد كه از تساوي جمع ماندههاي بدهكار با جمع ماندههاي بستانكار اطمينان حاصل نمایند. تراز آزمایشــي، جدولی اســت كه ماندۀ حســابهاي دفتر كل در آن نوشته ميشود. حسابها به ترتيبي كه در دفتر كل مرتب شدهاند، در تراز آزمایشي درج ميشوند. یعنی با توجه به مثال فوق، ابتدا حساب داراییها (صندوق، حسابهای دریافتنی،
وســایل نقليه و اثاثۀ اداری) بعد حساب بدهیها (حســابهای پرداختنی) و سپس سرمایه و درآمدها و هزینهها نوشته میشوند. در صورتي كه حسابهاي دفتر كل توازن داشته باشند، جمع ماندههاي بدهكار و بستانكار مساوي خواهد بود. تراز آزمایشي دو هدف كلي زیر را تأمين ميكند:
الف ) اثبات تساوي اقلام بدهكار و بستانكار دفتر كل
ب ) فراهم آوردن اطلاعات لازم براي تهيۀ گزارشهاي مالي پایان دوره

تراز آزمايشي، جدولی است كه فهرستی از نام و مانده حسابهاي دفتر كل در يك تاريخ مشخص در آن نوشته ميشود.

دفتر معين


اگر مؤسسه احسانی از چند شخص دیگر هم قرض بگيرد، اطلاعات آنها نيز در دفتر كل «حسابهاي پرداختني» ثبت ميشود. در این حالت اگر بخواهيم مبلغ بدهي شركت به هركدام از طلبكاران را بدانيم، باید تك تك اقلام ثبت شده در حساب دفتر كل «حسابهاي پرداختني» را بررسي كنيم تا مشخص شود كه هر كدام از اقلام ثبت شده مربوط به چه شخصي است.
در صورتيكه تعداد اقلام ثبت شــده در حســاب «حســابهاي پرداختني» زیاد باشــند، این كار خيلي وقتگير ميشود و احتمال اشتباه در تعيين بدهي به هر كدام از طلبكاران نيز بالا خواهد بود. براي جلوگيري از این مشكل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداري حســابها، در كنار دفتر كل، دفتر دیگري نگهداري ميشــود كه به آن
دفتر معين ميگوی ً ند. مثلا براي حســاب «حســابهاي پرداختني» در دفتر كل ، دفتر جداگانه دیگري بهنام «دفتر معين حســابهاي پرداختني» نگهداري ميكنيم كه در این دفتر، براي هركدام از طلبكاران شــركت صفحه خاصي در نظر گرفته ميشود و رویدادهاي مالي مربوط به آن را علاوه بر دفتر كل، در این دفتر نيز ثبت ميكنيم. این كار كمك ميكند كه هر وقت لازم بود وضعيت بدهي شــركت به شــخص خاصي را بدانيم مستقيماً به حساب آن در دفتر معين مراجعه و ســریعاً اطلاعات مورد نياز را اســتخراج نمائيم. شــماي كلي و نحوۀ نوشتن دفتر معين تقریباً مشابه دفتر كل است. لذا، برای پرهيز از طولانی شدن بحث، به ذكر یك مثال كوتاه در این زمينه ميپردازیم.

دفتر معین
دفتر معین

دفتر معين، دفتری است كه اجزاي هر كدام از حسابهاي دفتر كل در آن نوشته ميشود.

فهرست حسابها و كد گذاری حسابها


برای تسهيل طبقه بندی و ثبت رویدادها معمولاً در هر مؤسسه فهرستی از حسابهای دفتر كل تهيه ميشود. فهرست حسابها صورت كاملی از عناوین حسابهایی است كه مؤسسه در نظر دارد آنها را مورد استفاده قرار دهد. معمولاً برای هر حساب یك شماره مشخص در نظر گرفته ميشود كه به آن كد حساب نيز ميگویند. حسابها به ترتيبی كه در صورتهای مالی انعكاس ميیابند شــمارهگذاری ميشوند. یعنی ابتدا داراییها، ســپس بدهيها و سرمایه و در نهایت درآمدها و هزینهها آورده میشوند.
یك نمونه ساده از فهرست حسابها به صورت جدول زیر ميباشد:

فهرست حسابها
فهرست حسابها

كدگذاری حســابها به شــكل منظم و سيستماتيك و به نحوی انجام ميشود كه شماره حســابها بيانگر طبقات و ارتباط بين حسابها باشد. برای مثال همانطور كه در جدول بالا مشاهده ميشود، اولين رقم سمت چپ كد برای داراییهای جاری 1و برای داراییهای غيرجاری 2ميباشد.
معمولاً دو رقم ســمت چپ هر كد مربوط به حســاب كل است و برای حسابهای معين نيز بسته به نياز ممكن است دو رقم در نظر گرفته شــود. برای مثال، در جدول فوق كد 11بيانگر وجوه نقد اســت. این وجوه نقد نيز ممكن است خود شامل چهار حساب معين به صورت زیر باشد:

کدگذاری حسابها
کدگذاری حسابها

ثبت درآمدها و هزينه ها در مؤسسات خدماتی


هنگامي كه مؤسسهاي، خدماتي را انجام یا كالایي را به مشتریان تحویل ميدهد، پول یا دارایي دیگري از آنان دریافت ميكند و یا طلبی برای او ایجاد ميشود. ورود پول یا دارایي یا ایجاد طلب بابت ارائۀ خدمات یا فروش كالا را « درآمد » ميگویند. بطور كلي، درآمد هنگامي شناســائي و در مدارك حسابداري ثبت ميشــود كه كالاي فروش رفته به مشتریان تحویل داده شود یا خدماتي براي آنان انجام شود. چون درآمد موجب افزایش سرمایه ميگردد، نحوه ثبت افزایش و كاهش آن مثل حساب سرمایه است، یعني زماني كه درآمد افزایش پيدا ميكند ، حساب درآمد بستانكار ميشود.

كشف سريع اشتباهها در ترازنامه


برخی معتقدند برای این كه حســابداران بتوانند اشــتباهات را سریعتر پيدا كنند، ميتوانند از چند تكنيك استفاده نمایند. در اینجا به دو نمونه از این تكنيكها اشــاره ميشــود. تكنيك اول: اگر اختلاف جمع دو ســتون بدهكار و بستانكار تراز آزمایشی قابل تقســيم بر عدد 2باشــد، در این صورت احتمالاً یك عدد بدهكار در سمت بستانكار ثبت شده یا بالعكس. برای مثال، اگر در انتقال ارقام از دفتر روزنامه به دفتر كل 250ریال بدهكار حساب دریافتنی را اشتباهاً به بستانكار حساب دریافتنی در دفتركل منتقل كرده باشيم، در این صورت وقتی تراز آزمایشی را از روی مانده ارقام دفتر كل تهيه ميكنيم، بين ستون بدهكار و بستانكار جمعاً 500ریال اختلاف وجود دارد كه 500عددی قابل تقسيم بر 2است. از تقسيم 500بر عدد 2عدد 250بدست ميآید. به این ترتيب حسابدار متوجه ميشود كه برای رفع اشتباه موجود باید عدد 250را در دفتر روزنامه و دفتر كل ردیابی كند. تكنيك دوم: اگر اختلاف ســتون بدهكار و ســتون بستانكار تراز آزمایشی قابل تقسيم بر عدد ٩باشد، در این صورت اختلاف موجود ميتواند ناشــی از جا انداختن یا اضافه نوشــتن یك ً صفر آخر اعداد یا ثبت مقلوب (مثلا 32را اشتباهاً 23بنویسيم) باشد. برای مثــال اگر یك ثبــت مربوط به وجه نقد در دفتر روزنامه را به جای 21000اشــتباهاً 2100ریال به دفتر كل منتقل كنيم، در این صورت در تراز آزمایشــی جمع ستونهای بدهكار و بستانكار 1٨٩00ریال ( )21000 2100 = 1٨٩00اختلاف خواهد داشت.
از آن جا كه 1٨٩00عددی قابل تقســيم بر ٩و حاصل این تقســيم برابر 2100اســت، بنابر این حسابدار به این موضوع رهنمون ميشود كه به احتمال زیاد اشتباه مربوط به موردی بوده كه عدد آن 2100است و این عدد را ردیابی ميكند.
همانطور كه ملاحظه شد، استفاده از این تكنيكها در بسياری از موارد ميتواند به حسابداران كمك كند كه اشتباهاتشان را ســریعتر پيدا كنند. اما نكتهای كه باید به آن دقت كنيد این اســت كه عملكرد این تكنيكها هميشــه درست نيست. برای نمونه ممكن اســت جمع دو ستون بدهكار و بستانكار تراز آزمایشی قابل تقسيم بر عدد 2باشد ليكن اشتباه ناشی از ثبت عدد بدهكار در ســمت بســتانكار یا بالعكس نباشد. برای مثال اگر حســابدار شــركت الف مبلغ 1٨0ریال را در بدهكار یا بستانكار یكی از حسابها ثبت نكرده باشد، دو ستون تراز آزمایشی به همين ميزان (یعنی 1٨0ریال ) اختلاف دارد كه هم بر 2قابل تقسيم است و هم بر ٩ولی هيچ بدهكاری در بستانكار یا بالعكس ثبت نشده است و اختلاف مزبور ناشی از جا انداختن یا اضافه نوشتن صفر در آخر عدد و یا ثبت مقلوب نيز نيست.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

X